Jochen Lüders

Englisch & Sport am Gymnasium / Tango & Tanzfeste

Formatieren mit Word 2003

Im Folgenden beschreibe ich für Word 2003 wie ich Schulaufgaben, Stegreifaufgaben und Arbeits­blätter for­matiere. Nützliche Informationen zu diversen im Folgenden behandelten Themen (wie Ränder, Einzüge und Formatvorlagen) bekommst du auf der Schul-Site von Andreas Kalt.

Anhand einer typischen Schulaufgabe (doc) erkläre ich „von oben nach unten“, wie ich die einzelnen Bereiche formatiere. Dabei setze ich Grund­kenntnisse im Um­gang mit Word voraus, so z.B. dass man Text erst markieren muss, bevor man irgend­welche Befehle darauf anwenden kann. Am besten hast du die Beispieldatei gleichzeitig geöffnet um immer wieder vergleichen zu können.

Falls du absoluter Word-Anfänger bist, empfehle ich dir einen der zahlreichen interaktiven CD-ROM Kurse, die es z.B. in Stadtbibliotheken kostenlos gibt, durchzuarbeiten; empfehlenswert ist z.B. „Effektiv arbeiten mit WORD“ von ComputerBILD. Falls du zwar ein fort­geschrittener User bist, aber einige Begriffe (wie z.B. Abschnitte, Formatvorlage etc.) noch nie gehört hast, solltest du erstmal in einem Buch (oder in der Word-Hilfe) nachlesen um eine grobe Vorstellung zu bekommen, was man damit alles anstellen kann.

Ränder

Damit du beim Lochen deiner Angaben/Arbeitsblätter (für die Ablage im Ordner) nicht links in die Zeilennummern lochst, sollte der linke Rand mindestens 2,5 cm betragen (Datei > Seite einrichten > Seitenränder). Für den oberen, unteren und rechten Rand nehme ich nor­malerweise 2 cm; wenn ich sehr viel auf der Seite unter­bringen muss, nur jeweils 1,5 cm.

Formatvorlagen

Damit meine Schulaufgaben, Stegreifaufgaben und Handouts ein möglichst identisches Layout (mein corporate design) haben, verwende ich Formatvorlagen (Format > Format­vorlagen und Formatierung) in meinem Beispiel z.B. für die Über­schrift (Arial 20pt). Falls mir das irgendwann nicht mehr gefallen sollte, ändere ich einfach die entsprechende Formatvorlage und habe dann in allen Dokumenten automatisch die neue Formatierung. Formatvorlagen können enorm viel Arbeit sparen, es lohnt sich deshalb ein bisschen mit ihnen zu experimentieren und das ent­sprechende Kapi­tel im Handbuch bzw. der Hilfe zu lesen.

In diesem Zusammenhang empfehle ich dir das Kontrollkästchen Formatierung nach­verfolgen unter Extras / Optionen / Bearbeiten zu deaktivieren. Anderenfalls erzeugt Word bei jeder manuellen Formatierung eine neue Formatvorlage z.B. nach dem Schema Standard + Arial + rot. Auf diese Art wird die Liste der Formatvorlagen nach kurzer Zeit sehr unübersichtlich.

Schriftgröße verändern

Wenn deine Angabe nicht mehr ganz auf eine Seite passt, musst du die Schriftgröße verkleinern. Am besten geht das mit der Tastenkombination Strg+8 (Ziffer auf der Tastatur drücken, nicht auf dem Zahlenblock). Dabei wird die Schriftgröße des mar­kierten Textes um 1 Punkt reduziert, die bestehenden Unter­schiede (z.B. zwischen Überschrift und Text) bleiben jedoch erhalten; entsprechend vergrößert Strg+9 die Schriftgröße um einen Punkt.

Statt der Ziffern 8 bzw. 9 kann man auch (wieder zusammen mit Strg) die „Kleiner als“ bzw. „Größer als“ Taste (links unten neben dem Y) verwenden. Kann man sich vielleicht besser merken.

Gedankenstriche

… (siehe Überschrift und II./III.) erstellst du mit Strg und dem Minus­zeichen auf der Zahlentastatur rechts oben (Strg+Num-). Eine Liste von solchen bereits vorde­finierten Sonderzeichen findest du unter Einfügen > Symbol > Sonder­zeichen. Vor und nach einem Gedankenstrich solltest du (im Gegensatz zu einem Bindestrich) einen Leerraum lassen.

Geschützte Leerzeichen

… verhindern, dass z.B. 20 und BE am Zeilenende auseinandergerissen werden. Durch ein geschütztes Leerzeichen bleiben die beiden Elemente zusammen, was wesentlich besser aussieht. Geschützte Leerzeichen fügst du mit Umschalttaste + Strg + Leertaste ein.

Geschützte Bindestriche

… verhindern entsprechend, dass z.B. bei „ll. 1-8“ die 1 und die 8 ausein­andergerissen wird. Geschütze Bindestriche fügst du mit Umschalt­taste + Strg + Minus-Taste (rechts unten neben dem Punkt) ein.

Zeilennummern

Alles zumThema Zeilennummern findest du in einem eigenen Beitrag.

Leerzeilen in nummerierten Absätzen

… darfst du nicht durch Drücken von Return schaffen, die Leerzeile würde ansonsten als eigene Zeile gezählt. Probier es einfach in der Beispieldatei aus: Wähle ggf. An­sicht > Seitenlayout und füge z.B. hinter “dispel” (Ende des ersten Absatzes) eine Leerzeile ein.

Stattdessen solltest du Abstände bzw. „Leerzeilen“ grundsätzlich mit Format > Absatz > Einzüge und Abstände > Abstand Vor: bzw. Nach: 6 (bzw. 12) pt schaffen. Du mar­kierst die gewünschten Passagen und gibst den Befehl nur einmal; wenn dein Text plötzlich nicht mehr auf die Seite passt, ist der Befehl genauso schnell wieder rück­gängig gemacht, während du ansonsten deine Leerzeilen mühsam alle einzeln manuell wieder löschen musst.

Einzüge

Die erste Zeile eines neuen Absatzes darfst du auf keinen Fall mit Leerzeichen oder Tabula­to­ren einrücken, sondern mit Format > Absatz > Einzüge und Abstände > Son­dereinzug: Erste Zeile Um: (bei mir) 0,5 cm. Text, der z.B. mit fünf Leerzeichen „ein­gerückt“ wurde, schaut zwar auf dem Bildschirm meist noch ganz ordentlich aus, beim Aus­druck wird der Einzug aber meistens (wegen der proportionalen Schrift) sehr unregel­mäßig.

Hängender Einzug

Den Aufgabenteil habe ich mit mit einem hängendem Einzug for­matiert: Format > Ab­satz > Einzüge und Abstände > Sondereinzug: Hängend Um: 0,7 cm. Dadurch wird der Text in sich linksbündig. Du gibst die Ziffer und den Punkt ein und drückst an­schließend die Tabula­tortaste. Wenn du Umschalten + Strg + Plus-Taste (rechts neben dem Ü) alle Sonderzeichen sichtbar machst, siehst du die ent­sprechen­den Tabula­torzeichen.

Typographische Anführungszeichen

… werden in einem eigenen Beitrag behandelt.

Nummerierte Listen

Im Wortschatzteil (siehe III.) macht sich einer der nervigsten Programm­fehler von Word bemerk­bar. Sobald du eine solche Liste automatisch nummerieren lassen willst, rückt Word diese Liste ungefragt 0,63 cm ein. Das zweite Problem ist, dass Word oft sehr merkwürdige Vorstellungen hat, was eine Liste ist und munter ohne dein Zutun drauflosformatiert und dich zum Wahnsinn treibt, weil deine For­matierungen ständig geändert bzw. rückgängig gemacht werden. Am besten deaktivierst du in Extras > Autokorrektur… > Autoformat während der Eingabe sowohl die Automatische Nummerierung als auch die Automatische Aufzäh­lung (die hat den selben Bug). Die beiden Symbole in der Symbolleiste Format nützen dir auch nichts, so dass du sie (mit gedrückter linker Maustaste) aus der Leiste entfer­nen kannst.

Nach dem Markieren der Liste öffnest du am besten mit Rechtsklick das Kontext-Menü, wählst Nummerierung und Aufzählungszeichen und das gewünschte Aufzäh­lungszeichen bzw. Nummernformat und klickst danach auf Anpassen. Der Einzug bei Zeichenposition ist normalerweise 0 cm, bei Textposition nehme ich bei Auf­zählungen 0,5 cm, bei Nummerierungen 0,7 cm (damit auch zweistellige Zahlen genügend Platz haben).

Bei automatisch nummerierten Listen schaut es schöner aus, wenn die Zahlen rechtsbündig angeordnet sind, d.h. die Einer untereinander stehen:

nummer.png

Dazu muss man lediglich die Nummernposition auf Rechts einstellen:

nummernposition.png

Musterlösung

Die Lösungen integriere ich als „ausgeblendeten“ Text in die An­gabe bzw. das Arbeitsblatt. Wie das funktioniert, beschreibe ich wieder in einem eigenen Beitrag.

Vorheriger Beitrag

Files and Folders

Nächster Beitrag

Happy New PC Year

  1. Appreciate this post. Let me try it out.

    Here is my web page Lillian

  2. Reinhard

    Du hast wahrscheinlich in deinem Absatz verschieden Schriften benutzt. Dann kann das unter Schriftart nicht angezeigt werden.

  3. Michael

    Habe einen hilfreichen Tipp bei Dir entdeckt obwohl ich ganz was anderes gesucht habe:
    Seit Jahren kriege ich nicht raus, warum Word 2003 in der Symbolleiste unter Schriftart sowie Größe bei markierten Text, der beispielsweise auf Arial 10 geändert wurde, das nicht anzeigt (Felder bleiben leer!). Markiere ich nur einige Zeilen, ist die Anzeige korrekt aber bei mehreren Seiten (ohne Umbrüche o.ä.!) eben nicht.
    Da mir scheint, dass Du in Word ziemlich versiert bist, richte ich diese Frage an Dich. Ich würde mich freuen, von Dir zu hören.
    mfg
    Michael

    • Klingt so, als ob du mehrere Seiten händisch neu formatieren wolltest. Mit FORMATVORLAGEN geht das viel einfacher. Den von dir beschriebenen Effekt kann ich bei mir nicht nachvollziehen.

      Ansonsten frag mal in der Google Group microsoft public de word.

Kommentar verfassen

Läuft mit WordPress & Theme erstellt von Anders Norén